Abgemacht – Ausfallgebühr

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Welch leidiges Thema! Seit Jahren und immer wieder gibt es die Diskussion mit Klienten, warum diese Gebühr erhoben wird?! Deshalb ist es wichtig, dass alle in der Praxis die gleiche Sprache sprechen, alle für die Ausfallgebühr sind und sie vertreten! Doch wie schaffen wir es, dass das Team sich einig ist bezüglich der Ausfallgebühr?

Vielen der Klienten, aber auch der Therapeuten ist es nicht klar, welche wirtschaftlichen Einbußen entstehen, wenn die geplante Zeit nicht honoriert wird.

Wir rechnen: Z.B. täglich erscheint bei einem Vollzeitmitarbeiter ein Klient weniger. Bei 20 Arbeitstagen und einem Satz von durchschnittlich 20€ wären das 400€ pro Monat. Bei 3 Vollzeitkräften sieht die monatliche Einbuße für den Praxisinhaber nach noch mehr Handlungsbedarf aus. Und welcher Kollege würde nicht gerne ein Teil dieses Geldes auf seinem Stundenlohn sehen?

Vorab gilt es natürlich zu überprüfen, wieviele Ausfälle hat die Praxis? Ist es ein wirtschaftlicher Faktor oder hat es kaum Relevanz? Einfach mal die Strichliste neben den Computer/ Plan/ Telefon legen und einen Monat zählen! Dadurch wird der Handlungsbedarf sichtbarer.

Wenn Handlungsbedarf besteht ist es wichtig dem Therapeuten und Klienten klar zu machen, dass niemand durch die Ausfallgebühr bestraft werden soll, sondern nur die hohe wirtschaftliche Bedeutung dieser Ausfälle der Grund ist, warum jeder Klient diese bezahlen muss.

In einigen Praxen darf der Klient bei Ausfall die Behandlung unterschreiben, trotzdem diese nicht stattgefunden hat. Das ist ganz klar Betrug der Krankenkassen. Wir machen uns als Physios damit strafbar, riskieren die Kassenzulassung und übernehmen zusätzlich noch die Verantwortung für den Behandlungsausgang der Therapie durch die nicht wahrgenommenen Termine des Klienten. Dieser wird dann sicherlich beim Arzt auch den Behandlungsmisserfolg nicht mit seinem Nichtkommen begründen, sondern auf die „wirkungslose Therapie“ schieben, welches keinen positiven Eindruck auf die Praxis wirft. 

Es gibt immer Situationen, die eine Ausnahme bedeuten, aber nicht der längere Arbeitstag, das kranke Kind oder der Stau auf der Strasse wären Gründe, die eine Ausnahme zulassen dürfen.

Ein weiterer Propunkt ist, dass viele Klienten denken „Was nichts kostet, ist nichts wert!“ Die Behandlung bekommt durch das kassieren der Ausfallgebühr wieder einen Wert. Der Klient sieht, wieviel Geld diese Behandlung kostet und kann diese mehr wertschätzen.

Vielen Therapeuten ist es unangenehm von der Oma mit wenig Rente oder alleinerziehenden Mutter Geld zu verlangen. Dabei ist es in so vielen anderen Branchen ganz selbstverständlich – wenn die Konzertkarte nicht eingelöst wird, verfällt sie. Wenn das Hotelzimmer nicht rechtzeitig storniert wird, muss ein Anteil bezahlt werden. Warum tun wir uns also so schwer mit dem Einfordern der Ausfallgebühr?

Also, wie können wir es schaffen, dass jeder Kollege dieses Thema klar mit dem Klienten kommunizieren kann und kein Klient sich „ausgebeutet“ fühlt?

Am transparentesten und klarsten wird es, wenn zu Beginn der Behandlung ein Anmeldeformular ausgefüllt und unterschrieben wird, auf dem schriftlich und gleichzeitig noch einmal mündlich darüber aufgeklärt wird, dass der Termin 24-Stunden vorher abgesagt werden muss, damit keine Kosten entstehen. Wenn es kurzfristiger ist, wird versucht den Termin noch an einen anderen Klienten zu vergeben. Falls das nicht mehr klappt, wird eine Ausfallgebühr in Höhe der Abrechnungssätze der Krankenkassen erhoben.

Wenn der Klient es nicht versteht, sollte nochmal klar über die Höhe des Satzes informiert werden (pro KG 21,11€) damit das „Ausmaß“ eingedämmt wird.

Auch rein rechtlich ist dieses Vorgehen abgesichert und von der Umsatzsteuer befreit. Der §615 BGB erlaubt diese Berechnung der vereinbarten Vergütung, wenn der Klient trotz Terminvereinbarung nicht kommt. Die Ausfallgebühr kann quittiert werden und wird auch zu den Umsatzsteuer-befreiten Leistungen gerechnet.

Zusammenfassend ist zur Ausfallgebühr zu sagen:

  • Zählt die ausgefallenen Behandlungen innerhalb eines Monats mit einer Strichliste
  • Wägt ab, ob es ein großer wirtschaftlicher Faktor für die Praxis ist oder nicht
  • Wenn Handlungsbedarf besteht, klärt Kollegen über die Höhe der wirtschaftlichen Einbußen in Zahlen auf
  • Findet im Team eine gemeinsame Sprache und Regeln, wie und wann die Ausfallgebühr erhoben wird
  • Klärt den Klienten zu Beginn der Behandlungsserie über die Höhe und die Regeln auf und lasst es vertraglich unterzeichnen (Vordrucke/ Anmeldebögen mit Verweis findet ihr z.B. unter buchner.de (Werbung unbeauftragt))
  • Auch der Praxisinhaber muss sich an die vereinbarten Regeln über die Ausfallgebühr halten und nicht noch kurz vor dem Eklat einlenken und „klein-bei“ geben. Nur so ist die Umsetzung für alle Kollegen möglich.

Ich würde mir wünschen, dass alle Praxen dieses Thema gleich behandeln, damit es keine weiteren Diskussionen zwischen Therapeut und Klient diesbezüglich gibt und die Therapie wieder einen sichtbaren Wert bekommt. 

Wenn ihr Unterstützung braucht, um das Team gemeinschaftlich davon zu überzeugen, schreibt mir gerne in die Kommentare und ich werde euch unterstützen!